Como administrar uma pequena empresa em 5 passos

As micro e pequenas empresas são responsáveis por quase um terço do Produto Interno Bruto (PIB), segundo o Ministério da Economia. Por outro lado, são as que mais fecham as portas. Por que saber como administrar uma pequena empresa parece tão difícil? Vamos tentar te ajudar!

Nos primeiros quatro meses de 2022, mais de 1,3 milhão de empresas foram abertas no Brasil, totalizando cerca de 19,3 milhões de negócios ativos. Desse total, 99% são micro e pequenas empresas (MPEs). 

As micro e pequenas empresas são compostas por negócios de três portes diferentes: 

Tipo	Faturamento bruto anual	Número de funcionários	Representatividade
Microempreendedor Individual (MEI)	Até R$ 81 mil	No máximo 1 funcionário	Cerca de 70% do total de empresas
Microempresa (ME)	Entre R$ 81 mil e R$ 360 mil	Até 19 funcionários	Cerca de 20% do total de empresas
Empresa de Pequeno Porte	Entre R$ 360 mil e R$ 360 mil	Até 99 funcionários	Cerca 5% do total total de empresas

Também entre janeiro e abril, mais de 540 mil negócios fecharam as portas, de acordo com o Mapa das Empresas da Secretaria Especial de Produtividade e Competitividade do Ministério da Economia. 

Do total de negócios extintos no primeiro quadrimestre de 2022, 98% são de micro e pequenas empresas. 

Estudos comprovam essa tendência: quanto menor o negócio, maior é a chance dele não prosperar. É o que indica a pesquisa Sobrevivência de Empresas (2020) do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). 

A taxa de mortalidade após cinco anos dos MEIs é de 29%. Das Microempresas é de 21,6% e das Empresas de Pequeno Porte é de 17%. Segundo o Sebrae, o insucesso é provocado principalmente por problemas com três pontos: planejamento, gestão e capacitação. 

Para te ajudar a entender melhor como administrar uma pequena empresa, conversamos com o consultor de negócios do Sebrae-SP, Valter Furuya Belem, que destacou a importância de focar em uma gestão empresarial bem feita. 

“Não dá para abrir mão da gestão, nunca. O planejamento é fundamental, claro, mas o empreendedor precisa continuar acompanhando os números depois de colocar o negócio para funcionar.”

Valter Furuya Belem, consultor de negócios do Sebrae

Quer entender mais sobre como administrar uma pequena empresa? Nós listamos seis dicas de negócios que podem te auxiliar nesse processo: 

• Faça um bom planejamento;
• Ofereça diferenciais em relação a concorrentes; 
• Acompanhe sempre os números do seu negócio e garanta a gestão financeira;
• Pague as contas em dia;
• Gerencie bem as suas vendas;
• Contrate as pessoas certas;
• Entenda os seus clientes e ofereça a melhor experiência possível para eles;;
• Utilize a tecnologia para te ajudar. 

Com o suporte do Valter Furuya Belem, consultor do Sebrae, vamos dar mais detalhes sobre os conselhos de gestão de negócios dados acima, em 5 passos.

Como administrar uma pequena empresa em 5 passos

Vem entender melhor como aplicar cada uma das dicas no seu dia a dia.

1. Faça um planejamento detalhado

O primeiro passo para abrir um CNPJ e dar início a um negócio é fazer um planejamento financeiro empresarial. A maneira mais prática para isso é elaborar um plano de negócios.

Leia mais: 5 etapas de como fazer um plano de negócios

Mas esse planejamento não serve só para quem vai começar um negócio. Ele pode te ajudar a qualquer momento, inclusive se você é um pequeno empreendedor.

O plano de negócios também serve para planejar uma possível expansão da sua empresa ou até mesmo para avaliar se vale a pena manter o negócio ou não. De forma geral, um plano de negócios precisa contar com: 

Sumário executivo: esse é o espaço para apresentar a proposta da empresa e demonstrar a viabilidade da ideia, apontando um resumo dos pontos que serão abordados durante o plano de negócios. 

Análise de mercado: também conhecida como pesquisa de mercado, essa parte é composta por uma análise dos seus clientes, concorrentes e também fornecedores. 

Plano operacional: você vai precisar de um espaço físico para funcionar? Contratar funcionários? Comprar equipamentos? Perguntas como essas tem que ser respondidas nessa parte do planejamento. 

Plano de marketing: não basta apenas criar um bom negócio, é necessário mostrar para as pessoas que ele existe. Faça uma estratégia de comunicação para divulgar a sua empresa, produtos e serviços.

Plano financeiro: nessa parte você precisa fazer contas para estimar pontos como investimento, custo, faturamento e lucratividade, para saber se o negócio é viável ou não.

O plano de negócios ainda te ajuda a saber qual é o custo para abrir a empresa. Além do mais, o planejamento é fundamental para o cálculo do capital de giro, ou seja, o valor necessário para fazer o negócio funcionar.

Leia mais: O que é capital de giro para empresas e como calculá-lo

Uma dica importante: aproveite o seu plano de negócios para pensar quais serão os seus diferenciais em relação aos concorrentes e para traçar vantagens competitivas, como produtos melhores, preços mais baixos ou uma melhor experiência para o cliente.

2. Foque em ter uma boa gestão financeira

Possivelmente a gestão financeira do seu negócio seja a parte mais importante de como administrar uma pequena empresa. Ao mesmo tempo, é a que mais gera dúvidas. 

Por conta disso, vamos abordar algumas dicas de finanças empresariais simples para você conseguir fazer uma boa gestão.

Não misture as finanças pessoais com a da empresa

O primeiro passo de como administrar uma pequena empresa é unânime entre especialistas e consultores de negócios: nunca misture as finanças da sua empresa com as contas da sua casa. 

Temos um conteúdo próprio falando sobre 5 razões para separar as contas de casa das finanças corporativas. 

Tenha tudo registrado

Para conseguir ter o controle financeiro do seu negócio e fazer uma boa gestão empresarial, é essencial registrar tudo que entra e tudo que sai. Somente assim você conseguirá seguir os passos seguintes.

Atualmente existem várias ferramentas e planilhas gratuitas que podem te auxiliar a anotar as informações do seu negócio. O Sebrae, por exemplo, disponibiliza 31 modelos de planilhas personalizadas e gratuitas. 

Calcule as despesas

O próximo passo para administrar bem o seu pequeno negócio é ter em mente quais são as despesas de uma empresa. Basicamente, existem dois tipos: despesas fixas e despesas variáveis.

As despesas fixas são aquelas que não se alteram de acordo com o nível de produção, venda ou quantidade de serviços prestados. Alguns exemplos são:

• Aluguel;
• Salário de funcionários;
• Conta de luz, água e internet.

Já as despesas variáveis, como o próprio nome já diz, são as que mudam com base na produtividade do negócio. Veja alguns exemplos:

• Compra de matéria-prima;
• Comissão por venda ou hora-extra para colaboradores;
• Impostos.

Pague as contas em dia

Agora que você já sabe quais são os custos do seu negócio, é possível — e necessário — se organizar para não atrasar pagamentos. 

Esse passo é importante para que você não assuma dívidas, que podem virar uma bola de neve por conta das multas e juros. 

Leia mais: O que é Selic e como lidar com a alta da taxa de juros

Por isso, tenha um controle financeiro empresarial para cumprir com as suas obrigações, como aluguel, salários, impostos e pagamentos para fornecedores. Se você tiver algum empréstimo, preste mais atenção ainda, já que os juros costumam ser altos. 

Fique de olho nos impostos

Os impostos fazem parte da rotina financeira de qualquer empresa. Quem é MEI, paga uma taxa fixa por mês, entre R$ 67 e R$ 72, de forma simplificada.

Já as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte podem escolher como serão tributadas. O regime tributário mais comum é o Simples Nacional, que reúne o recolhimento de até oito impostos diferentes em um único lugar. 

Ficou interessado e quer saber mais sobre o assunto? Leia o nosso conteúdo sobre como calcular o Simples Nacional e veja quais são as alíquotas cobradas para cada tipo de empresa.

Faça a gestão das vendas

Independentemente do ramo do seu pequeno negócio, se você vende produtos ou serviços, é crucial fazer o gerenciamento das suas vendas para ter um controle das receitas que já entraram e ainda vão entrar no caixa. 

Para fazer a gestão das negociações, você pode utilizar algum dashboard de vendas. O PicPay, inclusive, disponibiliza o Painel Lojista, um dashboard de vendas que permite a gestão de receitas, clientes e demais transações. 

Monitore o fluxo de caixa

Os passos acima de monitorar as receitas e as despesas fazem parte do chamado fluxo de caixa. Em resumo, o fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações financeiras do seu negócio.

Para calcular o fluxo de caixa, você tem que levar em conta todas as receitas que entraram, as que vão entrar e as despesas de um determinado período. 

Acompanhe indicadores

“Não é possível fazer gestão sem utilizar alguns indicadores. É fundamental acompanhar os números da empresa para visualizar se o cenário previsto no plano de negócios se concretizou. Caso não, é hora de entender os motivos para isso.”

Valter Furuya Belem, consultor de negócios do Sebrae

A recomendação do consultor de negócios é que você utilize o mínimo de indicadores possível e foque naqueles que podem ajudar efetivamente o seu a sua empresa.

Alguns indicadores, como o fluxo de caixa, citado anteriormente, devem ser acompanhados sempre, dependendo do caso, até mesmo diariamente.

O capital de giro precisa ser calculado no momento de abrir o negócio, mas continua sendo necessário no processo de como administrar uma pequena empresa, já que ele é uma reserva que garante o funcionamento do negócio.

Outros indicadores que podem ser interessantes são os relacionados às vendas, como número de vendas e de clientes, valor médio por compra e quantidade de clientes que voltam a fazer negócio.

No geral, você também deve dar uma atenção para os indicadores relacionados ao lucro. Aprenda como calcular o lucro bruto, lucro líquido e a margem de lucro do seu negócio.

Por fim, o indicador mais importante para qualquer pequeno negócio é o de lucratividade, segundo o consultor do Sebrae. Por conta disso, vamos falar mais sobre ele.  

Meça a lucratividade

Se você sabe o que é faturamento de uma empresa, entende que esse indicador por si só não diz muito. O faturamento mostra apenas o que entra no caixa e não o resultado líquido.

O indicador de lucratividade é o que mostra efetivamente o valor que você vai colocar no bolso no fim do mês. Acompanhar esse dado te permite, entre outras coisas, analisar se o negócio está indo bem ou mal e se está piorando ou melhorando. 

O principal jeito de calcular a lucratividade é por meio da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). O nome pode assustar, mas o uso é simples. Basicamente é um cálculo entre as receitas e as despesas ao longo de um período. 

Se o resultado for positivo, a empresa está dando lucro. Caso seja negativo, o negócio está dando prejuízo. Quer mais uma dica? O Sebrae disponibiliza uma ferramenta gratuita para fazer uma DRE.

Poupe parte do lucro

Para fazer uma boa gestão financeira, além da gestão do caixa no dia a dia, como abordamos nos tópicos anteriores, você precisa se preocupar também com o futuro.

Talvez você queira fazer um investimento para aumentar o tamanho do negócio ou fazer melhorias. Outro cenário é o de uma possível crise na sua empresa. Nesses dois casos, ter uma verba guardada pode te salvar. 

Para isso, tente sempre reservar parte do lucro do seu negócio para situações desse tipo. 

3. Não se esqueça da gestão de pessoas

De acordo com a pesquisa Sobrevivência das Empresas, de 2020, cerca de 55% dos empreendedores tinham conhecimento sobre a qualificação necessária para os funcionários que precisaria contratar, antes mesmo de abrir a empresa. 

Mais de um terço dos entrevistados afirmaram que planejavam trabalhar sozinhos quando abriram o negócio.

Um levantamento do Sebrae aponta que 90% dos empreendedores não contam com funcionários. Essa estatística reflete principalmente a realidade dos Microempreendedores Individuais, que até podem contratar um colaborador, mas que geralmente trabalham sozinhos. 

Ainda assim, a gestão de pessoas é um passo essencial de como administrar uma pequena empresa, lembrando que empresas de pequeno porte podem ter até 99 funcionários.

Nesse ponto, para ser um bom gestor, alguns atributos são desejáveis, como liderança, disciplina, humildade, boa comunicação, flexibilidade, organização e responsabilidade.

Na hora de contratar alguém, busque profissionais com capacidade técnica para a função. Ou seja, não coloque algum parente ou amigo que não esteja preparado para a tarefa, apenas por afinidade. 

Cumpra com as obrigações trabalhistas e também se preocupe com a satisfação do colaborador. Estudos apontam que funcionários felizes são mais produtivos.

Escolhendo as pessoas certas, saiba delegar funções, mas também assumir responsabilidades, afinal você é o chefe. 

4. Também faça a gestão de clientes

Conquistar um cliente novo pode custar até sete vezes mais do que manter um atual. A tese é do economista e especialista em marketing, Philip Kotler.

Um dado que reforça essa tese é a de que 12% dos pequenos empreendedores encontram dificuldades relacionadas à conquista de clientes durante o primeiro ano de funcionamento, segundo a pesquisa Sobrevivência das Empresas.

Leia mais: 15 dicas de como aumentar as vendas em datas comemorativas

Sem clientes, o seu negócio não existe. Centralize esforços para oferecer a melhor experiência possível para eles. 

Uma maneira de corrigir possíveis problemas ou aperfeiçoar ainda mais a relação com os consumidores, é aplicar pesquisas de satisfação do cliente. 

Tem interesse em entender melhor como chegar aplicar esse tipo de questionário? Veja quais são os 4 principais indicadores de satisfação do cliente e como melhorá-los.

Nosso conteúdo sobre as 12 melhores dicas de vendas para impulsionar seu negócio também pode te auxiliar a traçar estratégias para manter e conquistar novos clientes. 

5. Utilize tecnologia

Por fim, o último passo pode contribuir com todas as etapas anteriores: use a tecnologia para te ajudar a administrar bem o seu pequeno negócio.

Uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas sobre maturidade digital revelou que quase uma em cada cinco micro e pequenas empresas ainda utilizam um modelo analógico, enquanto apenas 4% são consideradas líderes digitais. 

Ao mesmo tempo, quase a metade das micro e pequenas empresas estão em um nível considerado emergente, ou seja, promovem esforços para a digitalização, mas ainda possuem estrutura e modelos de negócios tradicionais.

Por exemplo, é muito mais fácil acompanhar o fluxo de caixa da sua empresa por meio de planilhas ou ferramentas específicas do que anotando tudo em um papel. 

O mesmo vale para o cálculo de indicadores do seu negócio e até mesmo para a realização de pesquisas de satisfação, que podem ser feitas por meio de algum formulário online. 

Dica extra: tenha uma conta digital completa para o seu negócio

O PicPay, maior aplicativo de pagamentos do país, também disponibiliza uma conta digital para empresas. 

Com o PicPay Negócios, você consegue receber pagamentos com QR Code, oferecer o PicPay como meio de pagamento para o e-commerce e tem a chance de alcançar os mais de 30 milhões de usuários ativos do app. 

Leia mais: Como funciona o PicPay para empresas e MEI

Agora que você já sabe como administrar uma pequena empresa, é hora de colocar essas dicas em prática. Se você quiser se aprofundar ainda mais em assuntos de administração de empresas, acompanhe a nossa editoria destinada à gestão do seu negócio!