Como cobrar um cliente? 8 dicas e exemplos de mensagem

Um dos maiores desafios para quem tem o próprio negócio é cobrar dívidas de clientes. Para te ajudar, preparamos este conteúdo com dicas de como cobrar um cliente de forma correta, sem desgastar o relacionamento com ele.

Quem é empreendedor sabe que é muito difícil fazer negócios sem flexibilizar os prazos de pagamento, principalmente no caso das pequenas empresas.

O mesmo vale para o trabalhador autônomo informal, que muitas vezes faz vendas ou presta serviços para pessoas próximas que não pagam no prazo estipulado.

Um dos principais motivos para esse cenário é o fato de que muitos brasileiros estão endividados. A Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (Peic) revelou que 78% das famílias brasileiras têm dívidas a vencer. Além disso, 29% têm dívidas em atraso. 

Ainda assim, é fundamental que você pense no seu próprio negócio. Ele só consegue se manter funcionando com dinheiro em caixa, certo? 

Mesmo sendo uma situação embaraçosa, você precisa receber pelos produtos vendidos ou serviços prestados e tem direito de cobrar por isso. Ao mesmo tempo, a cobrança tem que ser feita da maneira correta.

Com tudo isso em mente, é fundamental aprender como cobrar uma pessoa educadamente. Siga a leitura que vamos te ensinar e ainda dar exemplos de mensagens de cobrança para clientes que podem ser enviadas.

Qual a melhor forma de cobrar um cliente? Aprenda em 8 passos

Cobrar clientes não é uma tarefa simples. Ninguém gosta de fazer isso e muito menos de ser cobrado. Mas ao mesmo tempo é necessário.

Para facilitar esse processo, listamos oito passos de como cobrar uma pessoa que te deve educadamente, sem atrapalhar vendas futuras com eles.

1. Tenha controle de todas as vendas e valores a receber

Em nosso conteúdo sobre como administrar uma pequena empresa, ensinamos que a gestão financeira do seu negócio é fundamental para o sucesso do empreendimento. 

Para entender formas de como cobrar uma pessoa que não paga, o primeiro passo é verificar quais são os débitos de cada cliente. 

A melhor maneira de ter controle sobre isso é adotar técnicas de gestão de vendas, tendo o registro de todas as negociações, valores e prazos.

Nesses casos, um dashboard de vendas pode te ajudar no controle e gestão do seu negócio.

2. Envie lembretes antes do vencimento

O velho ditado que diz que “prevenir é melhor que remediar” também vale para evitar que algum cliente tenha uma dívida com você. 

É claro que diversas pessoas não conseguem arcar com os compromissos no prazo por falta de dinheiro, mas às vezes é pelo fato de esquecerem ou não se planejarem a tempo. 

Ao ter um controle das vendas, você consegue adotar a prática de enviar lembretes para os seus clientes, avisando sobre a data de vencimento. 

Com isso, você ainda abre um canal de comunicação para que o cliente sinalize caso não tenha condições de pagar no prazo definido. 

3. Escolha o melhor meio 

Escolher o melhor meio em que você vai entrar em contato serve tanto para a etapa anterior, de avisar o cliente sobre prazos, quanto para cobrar quem está devendo.

Existem alguns canais que podem ser utilizados, como e-mail, mensagem e WhatsApp. Se você quer um contato mais específico, pode usar também o telefone.

Com o mundo cada vez mais digitalizado, é uma boa aproveitar os meios online para enviar mensagens de cobrança. Mais para frente vamos falar sobre como cobrar um cliente que não paga por WhatsApp. 

4. Esteja atento ao Código de Defesa do Consumidor

O quarto passo é um alerta muito importante. É crime expor ao ridículo, constranger ou ameaçar o cliente no momento da cobrança. 

O artigo 71 do Código de Defesa do Consumidor prevê pena de três meses a um ano, além de multa, em caso de:

Art. 71. Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer.

5. Seja educado

Chegou até aqui e está com a dúvida “como devo cobrar um cliente?”. A resposta é: de forma educada, gentil e direta. 

Muito além de se atentar ao Código de Defesa do Consumidor, é necessário saber como cobrar alguém educadamente. 

Ser grosso, impaciente ou agressivo não vai resolver nada. Além do mais, se for um cliente de longa data, você não quer perdê-lo, né? 

Antes de tudo, pergunte como o cliente está e se coloque à disposição para ouvi-lo em caso de dúvidas.

6. Faça um contato impessoal

Uma maneira eficiente de enviar uma mensagem de cobrança, sem causar constrangimentos, é fazer o contato da forma mais impessoal possível.

Mas por que isso? Para evitar que o cliente se sinta pessoalmente cobrado ou até mesmo perseguido. 

Adotando um formato padrão de cobrança, é mais fácil do cliente entender que a mensagem serve para qualquer pessoa que esteja com dívidas pendentes.

Continue a leitura para ver exemplos de como cobrar de forma educada e impessoal ao mesmo tempo.

7. Ofereça boas condições

Um dos últimos passos para cobrar dívidas é pensar na possibilidade de oferecer condições melhores para o cliente quitar o débito. 

Se o cliente demonstrar interesse em renegociar a dívida, entenda quais são as necessidades dele e reflita se vale a pena para você.

Uma alternativa é dar um desconto no valor. Outra é sugerir o parcelamento da dívida. Nos dois casos, disponibilizar bons meios de pagamento pode te ajudar. 

8. Utilize um link de pagamento

Seguindo na linha do contato impessoal e eficiente, um jeito de agilizar a cobrança é já enviar um link de pagamento na mensagem para o cliente.

Você sabia que o PicPay pode te ajudar com isso? Com o PicPay Negócios é possível criar e enviar links de pagamentos para os clientes. 

Como cobrar pelo PicPay? 

O processo é super simples, basta tocar em “Cobrar”, na tela inicial ou em “Mais opções”, e selecionar um tipo de cobrança: para amigos no PicPay, Pix, QR Code e link compartilhável.

Na cobrança por QR Code, o cliente tem a opção de pagar pessoalmente.

Após gerar o link de pagamento com o valor do débito, basta colocá-lo no fim da mensagem, sinalizando que o cliente pode pagar pelo link de forma simples. Isso vale para mensagens enviadas por e-mail, SMS ou WhatsApp. Lembrando que também é possível pagar com cartão de crédito e de forma parcelada.

Como fazer cobrança de um cliente por WhatsApp

O WhatsApp se popularizou muito ao longo dos últimos anos e hoje em dia é um dos meios mais utilizados pelos brasileiros para comunicação no dia a dia. 

As empresas não ficaram de fora. Do pequeno empreendedor às grandes marcas, o aplicativo passou a ser utilizado para falar com clientes. 

Uma pesquisa realizada pela Opinion Box, em 2023, revelou que 79% da população brasileira usa o WhatsApp para se comunicar com as marcas.

Mas como cobrar um cliente educadamente por WhatsApp? A tática é a mesma ensinada nos pontos anteriores: educação, impessoalidade e facilidade no pagamento.

Se você quer aprender como cobrar um cliente amigo pelo WhatsApp, adote boas práticas e não faça com o seu cliente o que você não gosta que façam com você.

Só envie mensagens em horário comercial. Contato aos finais de semana então, muito menos. Use a mesma lógica de um contato por ligação.

Outro ponto importante é sobre a quantidade de mensagens enviadas. Utilize esse recurso com responsabilidade e inteligência para não acabar afastando o devedor.

A lógica de como cobrar um cliente por mensagem de texto é a mesma. Mas no caso de falar por SMS, o ideal é que o texto seja mais curto e direto. 

Se for pelo telefone, ligue apenas em horário comercial e não se esqueça de cobrar alguém com educação e cordialidade. Essa é uma boa saída para você conversar melhor com o cliente e entender a situação dele.

Como cobrar um cliente educadamente: exemplos

Nos tópicos anteriores você acompanhou o passo a passo para lembrar alguém que te deve. Agora chegou a hora de ver exemplos na prática de como cobrar educadamente.

Independentemente do seu ramo de atuação, a mensagem de cobrança precisa ser clara e conter as informações do cliente e da dívida, como valor e prazo.

Como cobrar uma pessoa educadamente por mensagem: exemplos

As frases de cobrança exemplificadas abaixo servem apenas como inspiração para você criar a sua própria mensagem, que faça mais sentido para o seu negócio e clientes. 

Você também pode adaptar o texto para o canal de comunicação que preferir, como SMS, e-mail ou ligação. Confira algumas sugestões do que falar para cobrar um cliente:

Para avisar sobre a data de vencimento

Olá, Gabriel! Tudo bem? Estamos passando para avisar que o boleto no valor de R$100,00 vence no próximo dia 31/08 beleza? Em caso de qualquer dúvida, conte com a gente!

Para disponibilizar uma renegociação

Olá, Gabriel, como vai? Identificamos que você ainda não realizou o pagamento da parcela deste mês, no valor de R$ 100,00. Aconteceu alguma coisa? Se você quiser negociar, estamos à disposição!

Para facilitar o pagamento 

Olá, Gabriel! Notamos que o pagamento de R$ 100,00 previsto para o dia 31/12 está em atraso. Para simplificar, estamos enviando um link em que você consegue pagar pelo PicPay, com cartão de crédito. Se encontrar alguma dificuldade, pode falar com a gente, tá bom? Segue o link: 

Adapte os exemplos acima para o seu contexto e não se esqueça das 8 dicas que demos neste conteúdo. 

Para se aprofundar mais em temas que podem te ajudar a administrar a sua empresa, acesse a nossa editoria voltada para o seu negócio!