Aumente a produtividade da sua empresa com o vale-combustível

A gestão de benefícios tornou-se uma ferramenta estratégica fundamental para as empresas que desejam aumentar a produtividade e a satisfação de seus colaboradores. Entre os diversos benefícios oferecidos, o vale-combustível se destaca como uma solução eficaz para reduzir custos, melhorar o bem-estar dos funcionários e otimizar a logística interna da empresa.

Com o aumento constante dos preços dos combustíveis, disponibilizar um auxílio para o abastecimento dos veículos dos colaboradores não é apenas uma forma de apoio financeiro, mas também uma maneira de demonstrar reconhecimento e valorização. Além disso, o vale-combustível pode ser um diferencial competitivo importante.

Acompanhe a leitura e entenda como o vale-combustível pode ser implementado na sua empresa e os benefícios que ele traz para a produtividade e a satisfação dos seus colaboradores.

O que é o vale-combustível?

O vale-combustível é um benefício oferecido pelas empresas para auxiliar os colaboradores no custeio das despesas com combustíveis para seus veículos. 

Esse benefício pode ser concedido por meio de cartões específicos, que permitem a compra de combustível em postos conveniados, ou mediante reembolso, em que o colaborador apresenta os comprovantes de compra para receber o valor gasto.

Esse tipo de benefício é especialmente útil para colaboradores que utilizam o veículo próprio para deslocamento até o trabalho ou para realizar atividades relacionadas às suas funções, como visitas a clientes, viagens a trabalho, entre outras.

Como funciona o vale-combustível

Existem diferentes formas de conceder o vale-combustível aos colaboradores, sendo as mais comuns:

Cartões de abastecimento

Empresas parceiras fornecem cartões específicos para a compra de combustível em postos de gasolina. Esses cartões podem ser recarregados mensalmente pela empresa, facilitando o controle dos gastos e garantindo que o benefício seja utilizado exclusivamente para a compra de combustível.

Reembolso de despesas

O colaborador paga o combustível com recursos próprios e, posteriormente, apresenta os comprovantes para a empresa, que reembolsa o valor gasto. Esse método requer um controle mais rigoroso por parte do RH, para verificar e validar os comprovantes apresentados.

Além disso, demanda uma maior organização do colaborador, que precisará salvar os comprovantes e periodicamente apresentá-los.

Vale-combustível em folha

O valor destinado ao combustível é adicionado diretamente na folha de pagamento do colaborador, como um benefício extra. Esse método é menos comum, pois pode gerar questionamentos sobre o uso do valor para outras finalidades.

Cada uma dessas formas tem suas particularidades e pode ser escolhida de acordo com as necessidades e a logística da empresa.

Como adotar o vale-combustível na sua empresa?

Para que o vale-combustível seja utilizado de maneira eficaz e traga os melhores resultados para a empresa e os colaboradores, algumas práticas devem ser adotadas. Vamos mostrar cada uma dessas práticas em detalhes para ajudar sua empresa a maximizar os benefícios desse recurso.

Definição clara das regras

Estabelecer regras claras é fundamental para o uso correto do vale-combustível e evitar mal-entendidos. Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados:

1. Critérios de elegibilidade

Defina quem tem direito ao vale-combustível. Pode ser destinado a todos os colaboradores ou apenas àqueles que utilizam seus veículos para atividades relacionadas ao trabalho, como visitas a clientes, viagens a trabalho ou deslocamentos entre diferentes unidades da empresa.

2. Limites e condições de uso

Determine limites mensais de abastecimento e as condições de uso. Isso pode incluir o valor máximo mensal, os tipos de combustíveis cobertos (gasolina, etanol, diesel) e os postos de abastecimento onde o benefício pode ser utilizado, se for o caso.

3. Processo de solicitação e aprovação

Estabeleça um processo claro para a solicitação e aprovação do vale-combustível, como o envio de comprovantes, relatórios de quilometragem ou formulários específicos para o pedido do benefício.

4. Regras para reembolsos

Se optar pelo reembolso, tenha regras sobre a apresentação de comprovantes, prazos para submissão e procedimentos de validação. Isso garante transparência e evita atrasos nos reembolsos.

Controle e monitoramento

O controle e o monitoramento são essenciais para garantir que o vale-combustível seja utilizado de forma correta e eficiente. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

1. Sistemas de gestão

Adote sistemas de gestão de benefícios para monitorar o uso do vale-combustível. Esses sistemas podem fornecer relatórios detalhados sobre o consumo de combustível, facilitando a análise e o controle dos gastos.

2. Relatórios mensais

Gere relatórios mensais que detalhem o uso do benefício por cada colaborador. Esses relatórios devem conter informações como quantidade de combustível abastecido, valores gastos e postos utilizados.

3. Auditorias periódicas

Realize auditorias periódicas para verificar o uso correto do vale-combustível e identificar qualquer uso indevido, permitindo a correção rápida de problemas.

4. Feedback dos colaboradores

Incentive os colaboradores a fornecerem feedback sobre o uso do vale-combustível, contribuindo para identificar áreas de melhoria e ajustar a política de benefícios conforme necessário.

Política de reajustes e atualizações

Manter a política de vale-combustível atualizada é uma prática para que o benefício continue atendendo às demandas da empresa e dos colaboradores. Aqui estão algumas ações para assegurar uma política relevante:

1. Revisão periódica

Realize revisões periódicas da política de vale-combustível para mantê-la alinhada com as mudanças no mercado, nos preços dos combustíveis e nas necessidades dos colaboradores.

2. Ajuste de valores

Ajuste os valores do benefício conforme necessário para refletir as variações nos preços dos combustíveis. Assim, o valor do benefício permanece justo e adequado para os colaboradores.

3. Feedback contínuo

Colete feedback contínuo dos colaboradores sobre a política de vale-combustível. Utilize esse feedback para fazer ajustes e melhorias que garantam a satisfação dos funcionários e a eficácia do benefício.

4. Comunicação de mudanças

Comunique qualquer mudança na política de vale-combustível de forma clara e antecipada para os colaboradores. Para isso, conte com canais de comunicação internos, deixando todos cientes das atualizações e de como elas afetam o uso do benefício.

O que a legislação diz sobre o vale-combustível

Na legislação brasileira, o vale-combustível não é um benefício obrigatório, diferentemente do vale-transporte, que é regulado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

No entanto, quando uma empresa decide oferecer o vale-combustível, é fundamental estar por dentro das regulamentações e boas práticas para garantir que o benefício seja concedido de maneira justa e legal. 

Vamos explicar em detalhes o que a legislação diz sobre o vale-combustível e como as empresas podem implementar esse benefício de forma correta.

Vale-combustível como benefício opcional

Ao contrário do vale-transporte, o vale-combustível é um benefício opcional e pode ser oferecido pela empresa como um diferencial para seus colaboradores.

Por esse motivo, a empresa tem mais liberdade para definir as regras e políticas de uso, desde que respeite as normas gerais de benefícios trabalhistas e acordos coletivos.

Acordos coletivos e convenções coletivas

Em muitas indústrias e setores, os benefícios adicionais, como o vale-combustível, podem ser definidos em acordos coletivos de trabalho ou convenções coletivas. Esses acordos são negociados entre sindicatos de trabalhadores e empregadores e podem estabelecer diretrizes específicas sobre a concessão e uso do vale-combustível.

Os acordos coletivos podem abranger cláusulas sobre o valor do benefício, condições de elegibilidade, periodicidade e formas de concessão (cartão de combustível, reembolso, etc.). 

Então, a empresa deve estar atenta à validade dos acordos coletivos e às renegociações periódicas que possam ocorrer. Afinal, mudanças nos acordos podem impactar diretamente a política de benefícios da empresa.

Não incorporação ao salário

Um aspecto fundamental da concessão do vale-combustível é que ele não deve ser incorporado ao salário do colaborador. Isso significa que o valor concedido a título de vale-combustível não integra a base de cálculo para encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS, INSS, férias e 13º salário.

A legislação trabalhista brasileira considera o vale-combustível como um benefício não salarial. Portanto, ele deve ser tratado separadamente na folha de pagamento, evitando que haja incidência de encargos adicionais.

A empresa deve documentar a política de vale-combustível, especificando que se trata de um benefício adicional e não de uma remuneração direta, e incluí-la no manual do colaborador e nos contratos de trabalho.

Regras fiscais e tributárias

Embora o vale-combustível não seja considerado salário, é importante que a empresa observe as regras fiscais e tributárias aplicáveis. Dependendo do valor concedido e da forma de administração do benefício, pode haver implicações tributárias que precisam ser consideradas.

Empresas podem deduzir as despesas com vale-combustível no cálculo do Imposto de Renda corporativo, desde que sejam devidamente documentadas e justifiquem a necessidade operacional.

Além disso, é essencial manter registros detalhados das despesas com vale-combustível, incluindo notas fiscais, comprovantes de recarga de cartões e relatórios de uso. Isso garante conformidade em eventuais auditorias fiscais.

Conformidade com normas trabalhistas

Além das regulamentações específicas sobre o vale-combustível, a concessão desse benefício deve seguir as normas trabalhistas gerais. 

Isso inclui respeitar os direitos dos colaboradores e assegurar que o benefício não substitua outras obrigações trabalhistas, ou seja, o vale-combustível deve ser um benefício adicional, complementar ao vale-transporte e outros direitos trabalhistas garantidos por lei.

Principais benefícios do vale-combustível

Disponibilizar o vale-combustível traz diversas vantagens para a empresa e para os colaboradores. Veja os principais benefícios:

Para os colaboradores:

• Redução de custos: auxilia no custeio das despesas com combustível, aliviando o orçamento dos colaboradores que utilizam veículo próprio para trabalhar;

• Valorização e motivação: o recebimento de benefícios como o vale-combustível aumenta a satisfação e a motivação dos colaboradores, refletindo em maior produtividade e engajamento.

Para a empresa:

• Aumento da produtividade: colaboradores que não precisam se preocupar com o custo do combustível tendem a ser mais produtivos e focados em suas atividades;

• Atração e retenção de talentos: oferecer benefícios adicionais torna a empresa mais atrativa para novos talentos e ajuda a reter os bons colaboradores;

• Melhoria na logística: para empresas que dependem do deslocamento dos colaboradores, o vale-combustível possibilita que as atividades sejam realizadas de forma eficiente e sem interrupções.

Diferenças entre o vale-combustível e o vale-transporte

Embora ambos os benefícios sejam destinados ao deslocamento dos colaboradores, existem diferenças importantes entre o vale-combustível e o vale-transporte:

Finalidade

O vale-transporte é obrigatório por lei e destinado exclusivamente ao uso de transporte público, enquanto o vale-combustível é um benefício adicional para quem utiliza veículo próprio.

Forma de concessão

O vale-transporte é concedido por créditos em cartões específicos de transporte público, enquanto o vale-combustível pode ser oferecido por meio de cartões de abastecimento ou reembolso.

Obrigatoriedade

O vale-transporte é obrigatório para todas as empresas que possuem empregados, conforme regulamentado pela legislação trabalhista. Já o vale-combustível é opcional e pode ser oferecido conforme as políticas internas da empresa, como explicamos ao longo do artigo.

Beneficiários

O vale-transporte é destinado a todos os colaboradores que utilizam transporte público para ir ao trabalho. O vale-combustível, por sua vez, é direcionado aos colaboradores que utilizam veículo próprio ou realizam atividades externas que demandam deslocamento.

Como é possível notar, o vale-combustível é um benefício valioso que pode aumentar a produtividade e a satisfação dos colaboradores, além de trazer diversas vantagens para a empresa. Implementar esse benefício de forma adequada, com regras claras e controle eficiente, pode fazer toda a diferença na motivação e no engajamento da equipe.

Para que a gestão de benefícios na sua empresa seja ainda mais eficiente e prática, conheça o PicPay Benefícios. 

Com o cartão de benefícios do PicPay, você pode oferecer vale-alimentação, vale-refeição, vale-cultura, auxílio home office e até mesmo o vale-combustível, tudo em um único lugar. O PicPay Benefícios proporciona mais liberdade e flexibilidade para os colaboradores, além de facilitar a gestão para o RH.

Para usar o PicPay Benefícios, basta que sua empresa defina o valor do benefício para cada funcionário e aloque o saldo correspondente na categoria de transporte. Assim, seus colaboradores podem utilizar o saldo para abastecer seus veículos de forma prática e segura.

Conheça o PicPay Benefícios e veja como ele pode transformar a experiência dos seus colaboradores e otimizar a gestão de benefícios na sua empresa. Entre em contato para saber mais detalhes e implemente essa solução inovadora na sua empresa.