Vale-transporte: como funciona e como fazer a gestão do benefício

Entre os benefícios corporativos, o vale-transporte (VT) é um dos que mais gera dúvida nas empresas e nos colaboradores, especialmente sobre se ele é obrigatório ou não, uma vez que diversos benefícios são facultativos, como o vale-alimentação.

Pensando nisso, neste artigo, falaremos sobre os principais assuntos relacionados ao VT, apresentando o que diz a lei e como esse benefício funciona, e traremos algumas estratégias para a gestão de vale-transporte da sua empresa.

Acompanhe a seguir e tenha uma ótima leitura.

O que é vale-transporte?

O vale-transporte (VT) é um benefício trabalhista previsto em lei para auxiliar os funcionários no custeio das despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Nesse sentido, o VT é uma obrigação da empresa e um direito do funcionário registrado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), devendo ser usado exclusivamente para locomoção via transporte público.

Além disso, esse benefício pode ser disponibilizado em forma de créditos em cartões ou vales impressos, cujo valor é calculado com base na soma das tarifas de ida e volta do deslocamento de cada colaborador.

Para que ele seja pago, os colaboradores devem apresentar à empresa uma declaração contendo o endereço residencial e o itinerário de deslocamento, permitindo o cálculo correto do valor do benefício.

O que diz a lei sobre o pagamento de vale-transporte?

A lei que regula o vale-transporte é a n.º 7.418 de 1985, que estipula como o benefício deve ser pago e traz as regras de uso e de fornecimento.

Uma das principais regras estipula que a empresa pague o VT com antecedência, garantindo que o colaborador não precise arcar com os custos para depois ser ressarcido.

Além disso, deixa evidente a obrigatoriedade do pagamento de VT para todos os funcionários que utilizam transporte público, inclusive os temporários.

A lei também ressalta que o vale-transporte não integra o salário e não faz parte dos cálculos de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou para cálculos de Previdência Social.

Veja mais algumas regras e questões importantes sobre o tema:

Como deve ser feito o pagamento?

O vale-transporte não pode ser pago em dinheiro. A legislação exige que o benefício seja concedido por meio de vale ou cartão, não sendo permitido o pagamento em espécie, a não ser para a categoria de empregados domésticos.

Quando os colaboradores não têm direito ao VT?

Em alguns casos, o colaborador não tem direito ao VT, como quando utiliza veículo próprio ou carona, ou ainda quando o transporte de funcionários é feito por veículo fretado pela empresa. Além disso, se o colaborador residir em áreas próximas e não usar transporte público, também não tem direito ao benefício.

O benefício pode ser descontado do salário?

A lei permite que o empregador desconte até 6% do salário-base do funcionário, para auxiliar nos custos do vale-transporte. Em outras palavras, a empresa é responsável por arcar com os custos de transporte que excedam 6% do salário básico de cada empregado.

E se sobrar crédito?

Se o colaborador não gastar todo o crédito no mês, o saldo remanescente poderá ser utilizado para o mês seguinte. Nesse caso, a empresa deve efetuar o pagamento do valor complementar.

No entanto, o empregador também pode solicitar a devolução dos créditos que sobraram ou fazer o desconto correspondente no salário. Nesses dois casos, o VT do próximo mês deverá ser pago normalmente pela empresa, considerando o valor integral.

Diferença entre vale-transporte, vale-combustível e auxílio-mobilidade

Você sabia que, além do VT, existem outros benefícios focados na mobilidade do funcionário? São eles o vale-combustível e o auxílio-mobilidade.

O vale-combustível pode ser utilizado para abastecer o veículo particular do colaborador, já o auxílio-mobilidade é destinado para qualquer tipo de locomoção entre a residência e o local de trabalho, como transporte público, aplicativos de transporte e carro particular.

Assim, apesar de só o VT ser obrigatório, a empresa pode proporcionar outros benefícios de mobilidade.

Como fazer uma boa gestão de vale-transporte?

Após trazer algumas das informações mais importantes sobre o VT, é o momento de entender como fazer uma gestão adequada desse benefício.

Estas são algumas dicas que podem auxiliar na sua gestão de vale-transporte:

1. Forneça o VT por meio do cartão multibenefícios do PicPay

O VT não precisa ser viabilizado para os funcionários exclusivamente por meio de ticket como antigamente nem por meio de um cartão que sirva somente para esse fim. Para facilitar a gestão, você pode optar por pagar o VT por meio do cartão multibenefícios do PicPay.

Por quê? Esse cartão reúne diversas categorias de benefícios flexíveis em um único lugar, permitindo também disponibilizar benefícios obrigatórios, como o VT.

Assim, se a empresa oferece ou deseja oferecer outros benefícios além do VT, como vale-alimentação, vale-refeição, vale-cultura, auxílio-home office e muito mais, consegue fazer a gestão de todos em um único lugar.

Para isso, o cartão multibenefícios PicPay possui várias categorias, como transporte, alimentação, mobilidade e cultura.

Para usá-lo como VT, basta que sua empresa defina o valor do benefício para cada funcionário e aloque o saldo correspondente na categoria de transporte. Fazendo isso, o colaborador poderá usar esse saldo para o pagamento de passagens em transportes públicos, conforme a lei estabelece.

2. Faça o controle individualizado para cada colaborador

Outra dica é fazer o controle do VT de forma individualizada. Empresas que destinam o mesmo valor para todos os funcionários está cometendo um erro grave. Afinal, cada funcionário demanda um custo de transporte diferente em razão da localidade de sua residência e do número de transportes públicos que precisa utilizar diariamente.

Portanto, para garantir uma gestão de vale-transporte mais eficaz e segura, é fundamental que o controle seja feito individualmente, isto é, considerando o trajeto de locomoção de cada empregado.

3. Oriente como os funcionários devem usar o VT

É importante também que a empresa oriente os colaboradores sobre como utilizar corretamente o vale-transporte. Isso é preciso para que todos entendam que esse benefício não integra o salário e não é pago em dinheiro.

Deve-se fazer essa conscientização principalmente porque, antes de surgirem os cartões de benefícios, o VT era pago em ticket impresso. Com isso, muitas vezes, os funcionários vendiam seus tickets e acabavam somando o valor ao salário. Como consequência, essa prática pode ter gerado uma visão distorcida sobre o benefício, que está presente até hoje.

Então, para facilitar a gestão e evitar usos indevidos, é importante esclarecer quais são os gastos permitidos com esse benefício, qual a finalidade e quais são as obrigações da empresa e do funcionário.

4. Automatize os cálculos do VT

A automatização do cálculo do vale-transporte é outra medida extremamente recomendada para evitar erros e facilitar a gestão desse benefício.

Ao realizar os cálculos de forma manual, há um risco maior de equívocos, como considerar incorretamente a quantidade de dias úteis no mês, aplicar a tabela de descontos indevida ou até mesmo erros matemáticos básicos. Esses pequenos deslizes podem gerar distorções significativas nos valores finais, comprometendo o orçamento da empresa e causando insatisfação nos colaboradores.

Por outro lado, um sistema automatizado consegue processar todos os dados, como endereços residenciais, rotas de transporte público, tabelas vigentes e regras específicas, garantindo exatidão nos resultados.

Além disso, essa solução tecnológica permite agilidade no processo, reduzindo drasticamente o tempo despendido com cálculos e conferências.

5. Tenha processos bem definidos

Para encerrar as dicas, a gestão de vale-transporte torna-se mais eficiente quando a empresa possui processos bem estruturados e definidos.

Sendo assim, estabeleça fluxos claros para solicitação, análise, aprovação e distribuição do VT, determinando as atribuições de cada área envolvida. Também mantenha os registros atualizados e realize auditorias periódicas para identificar eventuais inconsistências ou oportunidades de melhoria.

Vantagens de uma boa gestão de vale-transporte

Uma boa gestão do VT não significa somente conceder o benefício conforme a solicitação dos colaboradores e realizar a recarga todos os meses. Torná-la mais eficiente com as boas práticas mencionadas acima garante muitas vantagens à empresa, por exemplo:

Maior controle

Melhorando a gestão, você adquire um controle maior sobre os valores pagos, sabendo exatamente quanto é investido para cada funcionário e tendo informações precisas sobre a utilização. Com isso, você evita a ocorrência de alterações sem aviso-prévio e documentação comprobatória por parte dos funcionários, que poderiam desvirtuar o propósito do vale-transporte.

Economia

Uma gestão mais eficiente também resulta em significativas economias para a empresa. Ao estabelecer processos padronizados, é possível verificar quais podem ser eliminados, reduzindo custos operacionais e administrativos.

Ademais, um controle mais acirrado evita desperdícios com recargas indevidas, duplicadas ou acumuladas, otimizando os recursos investidos nesse benefício.

Legalidade

Mais uma grande vantagem de aperfeiçoar a gestão é assegurar a legalidade do VT na empresa. Afinal, é preciso cumprir as regras estabelecidas na legislação. Por exemplo, sem um gerenciamento eficiente, funcionários podem não receber o benefício, gerando problemas jurídicos à empresa e insatisfação no quadro de colaboradores.

Além do mais, é por meio da gestão que eventuais fraudes, erros e inconsistências no pagamento ou uso do benefício podem ser identificados.

Mais transparência

Quanto mais eficiente for a gestão, mais a empresa consegue ser transparente e justa no controle do vale-transporte, fortalecendo a imagem corporativa perante seus colaboradores. Isso porque, com uma organização melhor, com políticas de conscientização e sem erros nos cálculos, o gerenciamento do VT fica mais transparente para os profissionais.

Inclusive, com o cartão multibenefícios do PicPay, os funcionários conseguem acompanhar o saldo do VT diretamente no celular, no app PicPay, permitindo que os próprios colaboradores tenham uma capacidade maior de controle do benefício recebido.

Praticidade

As dicas que trouxemos para otimizar sua gestão impactam diretamente a praticidade dessa atividade. 

Muitos profissionais de Recursos Humanos (RH) perdem muito tempo com tanta burocracia, processos ineficientes e práticas ultrapassadas de oferta e gestão de benefícios corporativos, deixando a atividade muito mais desgastante e demorada do que o necessário.

Portanto, aplicar estratégias de melhoria é indispensável para tornar essa tarefa mais prática e garantir que o trabalho de gestão tenha resultados satisfatórios.

Como funciona o cartão multibenefícios do PicPay?

O cartão de benefícios PicPay tem, em um só lugar, tudo o que você precisa em termos de benefícios corporativos. Com ele, a empresa consegue disponibilizar uma série de benefícios flexíveis e/ou obrigatórios aos funcionários, como:

• Vale-transporte;
• Vale-alimentação;
• Vale-refeição;
• Auxílio-home office;
• Vale-combustível;
• Vale-cultura.

Após contratar o cartão multibenefícios, você decide em quais categorias deseja alocar o saldo, definindo os valores conforme o seu orçamento.

Como o funcionário pode usar o cartão multibenefícios?

Para usar o cartão, o colaborador deve se dirigir a um estabelecimento comercial compatível com a categoria de benefícios que ele possui, como supermercado, restaurantes, cinemas e outros, e fazer o pagamento usando o cartão na modalidade crédito.

Além disso, o cartão multibenefícios PicPay possui bandeira Elo, que é aceito em milhões de estabelecimento no Brasil, garantindo ampla usabilidade para os funcionários.

Transferência de saldo

Por ser um cartão de benefícios flexíveis, o colaborador consegue transferir saldo entre categorias diretamente no app PicPay. Assim, também passa a ter maior liberdade no uso dos benefícios, alocando o crédito conforme suas demandas.

Porém, para benefícios com uso destinado, como o vale-transporte ou vale-refeição, sua empresa pode determinar que o saldo alocado nessas categorias não possa ser transferido para outras, evitando o desvio de finalidade dessas vantagens.

Antecipação salarial

Outra possibilidade do cartão multibenefícios PicPay é a antecipação salarial. Com esse recurso, o colaborador pode antecipar parte do salário trabalhado.

Para isso, o RH estabelece qual valor pode ser liberado para cada funcionário, e a transação não tem qualquer custo para a empresa ou para o colaborador.

Só uma empresa de vale-transporte e benefícios flexíveis que também é um banco inovador poderia proporcionar essa vantagem aos seus colaboradores.

Saldo compartilhado

Mais um diferencial do PicPay Benefícios é a possibilidade de o colaborador compartilhar seus benefícios corporativos com seus familiares, desde que tenham uma conta PicPay.

Assim, a família toda pode aproveitar ao máximo os benefícios que o funcionário recebe da empresa, com maior segurança e praticidade.

O cartão multibenefícios PicPay é o diferencial que faltava para a sua empresa dar aquele pique na gestão de vale-transporte e ainda conseguir proporcionar muitos outros benefícios aos colaboradores, com flexibilidade e vantagens exclusivas.

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